Как вы контролируете наличие документов в своей организации?
Хочу рассказать о графике документооборота. Это тот самый документ, который определяет зону ответственности при работе с документами каждому сотруднику организации. То есть, документ содержит сведения, кто отвечает за создание документов, получение их от контрагентов, принятие к учету и хранение и в какие сроки он обязан это сделать.
Каждый сотрудник получает выписку из графика, в соответствии со своими обязанностями. В должностной инструкции вы прописываете обязанность по его соблюдению. Удобно, согласитесь. Как правило график документооборота является приложением к учетной политике организации, его разрабатывает бухгалтер. Утверждает руководитель, приказом об учетной политике.
На введение в дела новых сотрудников потребуется совсем немного времени, потому что у человека есть простая и понятная схема и понимание своей роли в общей системе.
Надеюсь, вы найдете пару часов свободного времени и разработаете удобный и понятный для вашей команды документ, в приемлемой форме.