Для руководителей небольших и средних некоммерческих организаций, а также для вновь созданных организаций, проблема выбора программного продукта для организации бухгалтерского учета особенно актуальна. Типичная ситуация – средств на заработную плату бухгалтеру нет, а у самого руководителя нет специальных компетенций в области бухгалтерского учета, которые позволили бы ему вести учет самостоятельно.
Может ли руководитель сам вести бухгалтерский учет в организации? В целом – да. Но важно рассчитывать свои силы и планировать нагрузку, хотя современные программные продукты позволяют экономить время, без потери качества.
Цель обзора: проанализировать сервисы по ведению онлайн-бухгалтерии на предмет максимального соответствия запросам некоммерческих организаций.
Авторы изучили 8 популярных сервисов подготовки и представления отчетности. Все программы являются облачными технологиями, для их подключения требуется только доступ в интернет. Некоторые сервисы, запрашивают токен (электронный ключ с цифровой подписью) для отправки отчетности. Работать можно с любого устройства и из любой точки планеты.
Часть процессов автоматизирована или участие человека сведено к минимуму. Так, автозаполнение данных, поиск контрагента по ИНН и др, встречаются во всех программных продуктах.
У всех программных продуктов есть большой ассортимент тарифов от простой «нулевки» до персонального менеджера и бухгалтера. Стоимость может зависеть от системы налогообложения, количества сотрудников, направления деятельности и др. Стоимость и ассортимент отличаются и имеет смысл сравнить и выбрать подходящий тариф под свои потребности. Также каждый продукт располагает большой базой знаний для пользователя и легко интегрируется с другими продуктами производителя. А еще есть бесплатный доступ к продукту, но на разный период. Можно просто зайти и попробовать поработать. Если не удобно, то выбрать другой.
1С: Бизнес Старт и Бухгалтерия НКО
Как и следовало ожидать – фирменный интерфейс от 1С, если пользователь работал с другими продуктами компании, то все понятно, если нет, то потребуется время на знакомство, но в целом навигация достаточно простая. Имеются напоминания о сроках представления отчетности на главной странице. Достаточно большая база знаний по работе с программой, если у пользователя возникают сложности с работой.
Предусмотрены все основные операции: учет денежных средств, товары, контрагенты, сотрудники и начисления по ним, отчетность, анализ, расчет налогов, автозаполнение ячеек по ИНН (как физических, так и юридических лиц).
Предусмотрена возможность печатать основные документы по кадрам (трудовой договор, приказы, согласие на обработку персональных данных и др.), документы по расчету с контрагентами, в том числе типовой договор. Для аналитики большой комплекс бухгалтерских отчетов, требуются экономические и бухгалтерские знания для работы с этими отчетами. Предусмотрена возможность редактирования документов.
В зависимости от тарифа предусмотрены различные возможности. За дополнительную плату есть возможность индивидуальной настройки программы.
В целом в НКО можно использовать. Подходит для представления нулевой отчетности или если у организации исключительно платные услуг. При дополнительных платных доработках можно максимально адаптировать под потребности НКО. Не рекомендуется, если у НКО исключительно (или преимущественно) грантовое финансирование.
Специализированная версия 1С Бухгалтерия некоммерческой организации значительно сложнее, но позволяет вести полноценный учет всех операций в соответствии с требованиями законодательства, формировать документы, с учетом специфики НКО. Работа с программой требует специальных навыков и знаний, но максимально удовлетворяет потребности НКО. Стоимость программы сопоставима с коммерческими аналогами.
Контур Эльба
Интерфейс простой и понятный. Распространенные операции вынесены на главную панель и все время находятся перед глазами у пользователя, что упрощает навигацию.
Предусмотрены все основные операции: учет денежных средств, товары, контрагенты, расчет налогов, автозаполнение ячеек по ИНН (как физических, так и юридических лиц). В зависимости от выбранного тарифа набор опций расширяется. Так, сдача отчетности не предусмотрена на минимальном тарифе.
Из сервиса можно печатать основные документы по кадрам (трудовой договор, приказы, согласие на обработку персональных данных и др.), документы по расчету с контрагентами. Также предусмотрена возможность загружать свои шаблоны документов, если предложенный сервисом типовой шаблон не соответствует потребностям пользователей. Это важно для НКО.
Качественно настроены внутренние алгоритмы: сервис умеет склонять данные в печатных формах документов, осуществляет самостоятельно расчет налогов и взносов, имеет интеграцию с банками и надзорными органами, качественную аналитику в любом формате от табличек до инфографики, присутствует возможность выгрузки данных в различных форматах.
Сдача отчетности уже интегрирована в сервис и происходит без переходов на сторонние сервисы. Выпустить электронно-цифровую подпись возможно также через сервис. Примечательно, что в программном продукте в отдельный блок не выделяется отчетность. Она включена в общий раздел «Задачи и отчетность».
С одной стороны – это неудобно, потому что важный блок находится в нижней части меню и не всегда виден, но привыкнуть можно. С другой стороны, отчетность – не цель деятельности, а только оперативная задача, такая же, как и оплата счета, переговоры с партнерами, и др. У разработчиков несколько философский подход к бухгалтерии.
Сервис Контур бухгалтерия не рассматривается, поскольку он сложнее Эльбы и представляет полноценную бухгалтерскую программу и не позволяет учитывать специфику учета некоммерческих организаций.
Предусмотрена возможность настраивать периодичность создания документов – планировщик документов. Без участия пользователя по установленному правилу создаются необходимые документы, например, счета, акты, платежные поручения и направляются контрагенту. Уведомление о создании документов приходит на почту.
Также есть возможность напомнить контрагенту об оплате счетов прямо из сервиса. Для этого требуется нажать специальную кнопку и ввести адрес контрагента.
В целом в НКО можно использовать. Подходит для представления нулевой отчетности или если у организации исключительно платные услуг. Простой инструмент и подходит для руководителей, которые сами ведут бухгалтерский учет и не хотят вникать в бухгалтерские проводки и формировать оборотно-сальдовые ведомости.
СБИС
Особенность СБИС – это разделение бухгалтерского учета и сервиса представления отчетности. Приобретаются только те программные продукты, которые требуются организации – такой вот шведский стол из программных продуктов.
У всех продуктов простой и понятный интерфейс.
Представление отчетности производится на платной основе. В зависимости от выбранного тарифа, различается и количество органов, но базовые отчеты в налоговые органы и социальный фонд предусмотрены даже в минимальном тарифе.
Для формирования отчетности выбирается орган, форма отчета, в отчет вносятся данные вручную или производится выгрузка из бухгалтерской программы. Для пользователей представлен календарь сдачи отчетности, а также поступают уведомления от надзорных органов.
Сервис «Бухгалтерия и учет» представляет собой классическую бухгалтерскую программу, где ведется учет в соответствии с требуемыми действующим законодательством нормами.
Дополнительно можно приобрести сервисы в соответствии с задачами организации: электронный документооборот, ведение бухгалтерского учета, работа с кадрами, касса и др.
Важно обратить внимание, что часть продуктов уже вшиты в сложные, например сервис бухгалтерского учета уже содержит в себе сдачу отчетности.
Из полезных сервисов важно отметить распознавание сканов документов, считывание qr-кодов, загрузку данных из excel и др. Эти «фишечки» помогают экономить время и оптимизировать процессы.
Рекомендуется НКО использовать для представления отчетности. Руководитель НКО, без специальных знаний бухгалтерского учета, может сам отправлять отчетность. Самый оптимальный вариант для большинства небольших и средних НКО.
Ведение бухгалтерского учета ориентировано на коммерческие компании, ряд операций не могут быть осуществлены в базовой версии или доступны через сервис «нетипичные операции».
Моё дело
Моё дело предлагает комплексное решение для организации бухгалтерского и управленческого учета и представления отчетности.
Интерфейс простой и понятный. Предусмотрены все основные операции: учет денежных средств, товары, контрагенты, расчет налогов, автозаполнение ячеек по ИНН (как физических, так и юридических лиц). В зависимости от выбранного тарифа набор опций расширяется. Так, сдача отчетности не предусмотрена на минимальном тарифе.
Из сервиса можно печатать основные документы по кадрам (трудовой договор, приказы, согласие на обработку персональных данных и др.), документы по расчету с контрагентами, в том числе типовой договор.
Уникальность сервиса – возможность ведения управленческого учета, углубленная аналитика, настройка и планирование процессов, возможность загрузки собственных шаблонов документов. Предусмотрена возможность ведения доходов и расходов по проектам.
Нет отдельного тарифного плана для нулевой отчетности. Таким образом, размер расходов на ведение бухгалтерского учете остается неизменным, независимо от наличия деятельности в организации.
Программа «Моя бухгалтерия Онлайн» от СберБизнес работает на платформе «Моё дело». Таким образом, функционал остается таким же, но предусмотрен больший набор тарифных планов. Так, функционал «Моя бухгалтерия Онлайн» предусматривает возможность представления нулевой отчетности и ведения бухгалтерской отчетности. В программе предусмотрена интеграция со счетами Сбербанка, что сводит к минимуму количество времени на заполнение отчетности.
Доступ возможен как клиентам Сбербанка, так и организациям, у которых расчетные счета открыты в других банках.
Cubux.ru
Программа предлагает комплексное решение для организации бухгалтерского и управленческого учета и представления отчетности.
Интерфейс простой и понятный. Предусмотрены все основные операции: учет денежных средств, товары, контрагенты, расчет налогов, автозаполнение ячеек по ИНН (как физических, так и юридических лиц). В зависимости от выбранного тарифа набор опций расширяется.
Из сервиса можно печатать основные документы по кадрам (трудовой договор, приказы, согласие на обработку персональных данных и др.), документы по расчету с контрагентами, в том числе типовой договор.
Уникальность сервиса – возможность ведения аналитического учета, углубленная аналитика, настройка и планирование процессов, возможность загрузки собственных шаблонов документов. Предусмотрена возможность ведения доходов и расходов по проектам.
Есть специальный тариф, предусматривающий представление только нулевой отчетности. Есть возможность подачи документов на регистрацию юридического лица через сервис.
Ограничение: сервис работает в тестовом режиме и возможны сбои в работе, часть функционала не доступна (актуально по состоянию на январь 23 года).
Кнопка
Программный продукт ориентирован на комплексное решение задач по организации бухгалтерского, управленческого учета, работы с кадрами и представлению отчетности.
Интерфейс в целом простой, представляет собой многопрофильный программный продукт для планирования и анализа деятельности, фиксации операционных задач и в том числе по проектам, ведения документооборота и представления отчетности.
Несмотря на то, что продукт создан для другой целевой аудитории, в целом может быть адаптирован под потребности НКО, в зависимости от направлений деятельности.
Отсутствует специальный тариф, предусматривающий представление только нулевой отчетности. Программа совместима с популярными продуктами для ведения отчетности, а также с банками.
Таблица 1. – Сравнение продуктов для ведения онлайн бухгалтерии (составлено авторами)
| Показатель | Потребности НКО | Подключение дополнительных опций, напр., онлайн кассы | Возможность представления только нулевых отчетов | Тариф, руб/мес | Льготный период, дней | Сайт |
| 1С: Бизнес Старт | 3 | Да | Да | от 250 до 1000 | 30 | https://1cbiz.ru |
| 1С: бухгалтерия НКО | 5 | Да | Да | От 621 | 30 | https://1cfresh.com/solutions/npo |
| Контур Эльба | 3 | Да | Да | от 409 до 2500 | 30 | https://e-kontur.ru |
| СБИС | 4 | Да | Да | от 3500 руб/год, | 14 | https://sbis.ru |
| Моё дело | 3 | Нет | Нет | От 833 | 3 | https://www.moedelo.org |
| Моя бухгалтерия Онлайн | 3 | Да | Да | От 840 до 2923 | – | http://www.sberbank.ru/ru/s_m_business |
| Cubus.ru | 3 | Нет | Да | От 500 до 21500 | https://cubux.ru/ | |
| Кнопка | 4 | Да | Нет | От 3900 | – | https://knopka.com/price/ |
Выводы
Программные продукты ориентированы на индивидуальных предпринимателей и коммерческие компании и не учитывают основные потребности НКО: учет в разрезе источников финансирования, целевое финансирование, анализ по источникам и по статьям затрат, но с функцией формирования и представления отчетности вполне справляются. Для решения вышеописанных задач существует только 1С Бухгалтерия для НКО. Программный продукт является сложным и для организации работы требует специальных знаний и навыков. Таким образом, сервис не всегда может быть использован в текущей деятельности некоммерческой организации, особенно небольших или средних.
В описанных программных продуктах отсутствует возможность простого учета пожертвований, ведения учета по договорам грантового финансирования, возможно некорректное автоматическое заполнение налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности. Но, при отсутствии финансово-хозяйственной деятельности и необходимости представления так называемой нулевой отчетности, можно использовать любой сервис.
На начальном этапе работы с программой важно максимально полно заполнить данные и справочники, это будет способствовать повышению эффективности работы программного продукта.
Большинство программных продуктов предлагают упрощение процессов ведения бухгалтерского учета: учет поступлений, расходов, кадровые операции, формирование отчетности и в целом может применяться руководителем НКО для учета доходов и расходов, как альтернатива excel. Такой формат предусмотрен действующим законодательством (называется – упрощенный способ ведения бухгалтерского учета). Такой формат вполне приемлем, если у организации упрощенная система преимущественно грантовое финансирование и 1-2 проекта в год, платные услуги.
В основе программных продуктов лежит искусственный интеллект, часть операций (формирование бухгалтерских проводок, например) происходят автоматически, пользователь только вводит данные. Пользователь вводит первичную информацию, а внутренние алгоритмы программы уже «разносят» по ведомостям, проводкам, первичным документам. Самые популярные документы также предусмотрены для использования.
Некоторые сервисы, например, «Моё дело» и «Кнопка» усиливают ценность услуги персональным менеджером или бухгалтером (за дополнительную плату).
Также на рынке остаются узкоспециализированные сложные для пользователя продукты, как 1С: Бухгалтерия НКО.
Перед покупкой рекомендуется воспользоваться бесплатным доступом к тому тарифу, который планируете приобретать. У некоторых программ автоматически предоставляется бесплатный доступ к “продвинутым” тарифам.
Авторы:
Горбунова Яна, КРОО “АРГО”
Татьяна Черняева, АНО “Холл”
