Сегодня не существует строгих правил, которые устанавливают процедуру регистрации документов и работу с ними. Как писали ранее, эти рекомендации ориентированы на органы власти и муниципалитеты, а организации вправе по своему усмотрению выстраивать работу с документами.
Обязанности по работе с документацией в организации устанавливаются специальными внутренними положениями и инструкциями. Это может быть положение о документообороте. Также обязанность по работе с входящей и исходящей документацией должна быть зафиксирована в договоре или должностной инструкции. Если это не сделано, по умолчанию это работу выполняет руководитель, даже если это не прописано в его контрактах.
Существуют специальные программы для регистрации корреспонденции, есть настройки в CRM. Но можно ограничиться и обычным бумажным журналом, все зависит от количества обращений и способа их поступления. Тут следует ориентироваться на размеры организации, уровень технического оснащения и загруженность сотрудников.
Когда документ поступает в организацию на нем ставится входящий номер и дата поступления. Номер ставится в правом углу, под подписью или на первой странице, под текстом.
В делопроизводстве документ делят на регистрируемые и нерегистрируемые.
Входящие документы, которые не регистрируют: рекламные буклеты и коммерческие предложения; приглашения на выставки и презентации; поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы; документация по материально-техническому обеспечению; бухгалтерские и платежные документы.
Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке.
| Входящий номер | Дата регистрации | Отправитель | Исходящий номер отправителя | Тема | Приложение и к-во листов | Получатель | Исполнитель | Место хранения | Примечание |
| 1 | |||||||||
| 2 |
Правила работы с документами, которые поступили в организацию:
1. Входящая корреспонденция, которая оказалась по ошибке, не вскрывается, а отправляется обратно отправителю.
2. Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются запечатанными в руки.
3. Корреспонденция распаковывается, проверяется на целостность, читаемость наличие приложений. Когда в письме не указана дата регистрации или адрес отправителя конверт прикладывается к письму.
Топ ошибок при регистрации корреспонденции:
- регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию в одном журнале. Для этого следует завести разные журналы.
- регистрировать документы, поступившие без сопроводительных писем: бухгалтерские документы, постановления и др.
- размещать входящие и исходящие письма-ответы на них в разных папках.
