Продолжаем публикации материалов, посвященных экономической безопасности организации.
Финансовая составляющая
Среди функциональных составляющих надлежащего уровня экономической безопасности финансовая составляющая считается решающей, поскольку финансы являются «двигателем» любой экономической системы. Наиболее распространенные действия, которые негативно отражаются на деятельности некоммерческой организации.
Неопределенность с уплатой налогов по договору
Последствия
Если из текста договора однозначно сложно определить, необходимость оплаты налогов, налоговые органы могут требовать начисления налогов на суммы по договору. Если средства по договору поступили в прошлых налоговых периодах, то возможно начисление пеней на неуплаченные суммы налогов.
Рекомендации
При составлении договоров необходимо использовать корректные формулировки, позволяющие классифицировать средства как целевое финансирование. При необходимости – согласовывать текст договора с донорами.
Налогообложение целевых средств возможно при:
- отсутствии раздельного учета средств целевого финансирования с даты их получения;
- в случае нецелевого использования полученных средств или их неполного использования;
Некоммерческим организациям необходимо отражать средства целевого финансирования в соответствующих разделах налоговой декларации при расчете налогов, подлежащих уплате в бюджет, а также в бухгалтерских документах.
Наличие нецелевых расходов
Последствия
Денежные средства признаются целевыми, если определено, на что именно их необходимо расходовать. Как правило, порядок расходования средств определяется сметой (бюджетом) организации, проекта.
Наличие нецелевых расходов свидетельствует о не компетенции руководителя и невыполнении должным образом своих обязанностей членов коллегиальных органов и отсутствии контроля со стороны надзорных органов.
Налоговые органы могут обязать НКО уплатить налоги со всех средств, израсходованных не по назначению.
Следует отметить, что нецелевыми могут быть признаны и средства, которые расходуются не в соответствии со сметой организации или отсутствии таковой. Для достижения цели создания НКО реализуют программы и/или проекты. Соответственно все средства направляются на их реализацию.
Смета представляет собой документ, определяющий стоимость выполненных некоммерческой организацией программ и проектов, а также величину расходов на содержание аппарата управления некоммерческой организации.
В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» некоммерческая организация должна иметь самостоятельный баланс и (или) смету. Смета составляется не только с целью определения доходной составляющей некоммерческой организации, но также и для обоснованного расходования средств целевого финансирования.
Смета составляется на конкретный период времени, как правило, на год. По сути, смета доходов и расходов является плановым документом, в который при условии, что это предусмотрено учредительными документами, в течение планируемого периода могут вноситься определенные изменения.
Смета составляется руководством некоммерческой организации, утверждается высшим органом управления НКО, к компетенции которого отнесена эта обязанность (п. 3 ст. 29 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях») и служит для планирования и учета объемов принятых к реализации программ и проектов, для организации своевременных расчетов с исполнителями.
Смета состоит из доходной и расходной частей с постатейной разбивкой каждой части.
Доходная часть сметы — это всевозможные источники финансирования, включая финансовые возможности самой организации, имеющиеся в наличии или предполагаемые. Доходная часть сметы некоммерческой организации формируется с делением ее по программам (проектам) и прочим поступлениям.
Расходная часть сметы сгруппирована по направлениям расходов, определенных финансовым планом или спецификой деятельности организации.
В целом смета является гибким документом и ее содержание зависит только желания составителя. При составлении сметы можно детализировать статьи расходов, а можно и объединять статьи. При определении статей важно учитывать критерий существенности, он составляет 5-10% от всех расходов и руководствоваться принципом целесообразности и достоверности.
Для благотворительных по статусу организаций необходимо соблюдение принципа 80/20. Однако, при составлении сметы проекта заработную плату бухгалтера можно включить именно в расходы на реализацию проекта, указав в смете расход как «зарплата бухгалтера проекта». Руководитель организации может получать зарплату не как директор, а как координатор проекта, юрист программы и пр., в этом случае его зарплата будет включаться не в административные расходы (20 %), а именно в прямые расходы, т.е. в 80 %.
Также у организации может быть утверждена программа, 100 % средств которой направляются именно на административные расходы.
При возникновении незапланированных расходов по одной из статей бухгалтер или руководитель организации не могут самостоятельно принимать решение о перераспределении средств из другой статьи. Внесение изменений в смету организации может вноситься только наа основании решения органа управления, к чьей компетенции согласно уставу, отнесено решение этого вопроса. В отношении сметы проекта необходимо согласование с донором. Однако, при утверждении сметы и/или подписании договора на финансирование можно предусмотреть возможность изменения структуры расходов в рамках определенного процента (например, до 15%).
Использование сомнительных механизмов привлечения пожертвований
Существует 2 популярных и сомнительных способа привлечения ресурсов – сбор средств на личную банковскую карту и «рекомендованное пожертвование за сувенир». Оба способа являются полулегальными, но широко используемые.
Ошибки при ведении бухгалтерского учета/ Наличие задолженности перед налоговыми органами и внебюджетными фондами
Если при ведении бухгалтерского учета допущена ошибка, то она может привести и к появлению ошибок в отчетности, поскольку отчетность формируется на основании регистров бухгалтерского учета.
Грубые нарушения в бухгалтерском учете влекут сразу несколько видов санкций: административную, налоговую и, возможно, материальную ответственность в силу наличия у главного бухгалтера или руководителя организации трудового договора с работодателем.
Ответственность за выявленные ошибки при ведении бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. Повторное совершение административного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.
Примечания:
Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, понимается:
- занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
- искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10 процентов;
- регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
- ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
- составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
- отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.
Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:
- представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченной суммы налога (сбора) вследствие искажения данных бухгалтерского учета, а также уплата соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных статьей 81 Налогового кодекса Российской Федерации;
- исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской (финансовой) отчетности) до утверждения бухгалтерской (финансовой) отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Рекомендации
Рекомендуем проанализировать причины сбоев в работе бухгалтера и устранить их. Если руководитель самостоятельно предоставляет отчетность, то для удобства можно составить график отчетности. Значительно упростит работу использование специализированных бухгалтерских программ и сервисов по подготовке и передачи отчетности по электрокоммуникационным каналам связи. Существуют как платные так и бесплатные варианты программы. Программы обладают простым интерфейсом, обновление позволит иметь доступ к последним формам отчетов.
В случае неуплаты штрафов налоговые органы и внебюджетные фонды могут в одностороннем порядке блокировать сумму неуплаченных и недоначисленных сумм налогов и взносов и штрафов. Все средства в некоммерческих организациях являются целевыми. При этом доноры не выделяют средства на уплату штрафов и пеней, а некоторые, например, операторы президентских грантов, заключают договоры на финансирование только при отсутствии задолженности перед бюджетом. В вышеописанной ситуации получается нецелевое расходование денежных средств. Доноры вправе не принять подобный расход, и потребовать возврата нерасходованых средств. Следовательно организации и руководителю необходимо привлекать дополнительные средства для уплаты штрафов. При сборе средств на штрафы возникает вопрос, является ли общеполезной целью выплата штрафов и пеней.
Отсутствие части бухгалтерских документов
Первичные бухгалтерские документы являются подтверждением не только законного, но еще и целевого расходования средств.
При проведении проверок, в том числе и налоговыми органами, требуется предоставление «первички».
НКО обязаны вести раздельный учет в разрезе каждого источника финансирования. При этом использование средств должно носить целевой характер. Подтверждением расходования средств является первичный бухгалтерский документ – акт, накладная или иные документы (в зависимости от характера операции). Соответственно, при проведении проверки, а также при представлении отчетности донорам крайне желательно иметь все документы, подтверждающие надлежащее расходование средств.
В случае отсутствия документов донор вправе потребовать возврата суммы произведенных НКО расходов, но не подтвержденных документально.
Для контроля за наличием документов можно утвердить график документооборота. Документ должен содержать информацию об ответственных за подписание, предоставление и хранение всех типов документов в организации.
Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учету;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение руководитель организации.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.
Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:
- документы по его компетенции;
- сроки;
- отделы и службы, через которые должен пройти документ.
Естественно, тот, кто создал и подписал документ, тот и отвечает за:
- соблюдение графика;
- оперативное и правильное создание документов;
- передачу документов вовремя в бухгалтерию;
- их правдивость.
Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:
- оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
- минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.
Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в организации.
Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.
Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:
- создание;
- проверка;
- обработка, занесение в базу;
- передача в архив.
Обязанности по соблюдению графика документооборота можно закрепить в договоре или должностной инструкции. Также в ближайшее время необходимо позаботится о восстановлении недостающих документов, запросив их копии у контрагентов.
Выплаты наличными денежными средствами
Соблюдение правил ведения кассовых операций в полной мере осуществлять очень сложно. При этом нужно обратить особое внимание на то, все ли первичные документы оформляются и соблюдаются ли правила о лимите кассы.
С развитием технологий расчеты по безналичному расчету становятся все более популярнее, к тому же их использование сокращает количество первичных документов. Рекомендуем рассмотреть возможность осуществления всех операций по безналичному расчету, а полученные организацией денежные средства вносить на расчетный счет. Необходимо организовать систему сбора пожертвований так, чтобы жертвователи осуществляли пожертвования на расчетный счет организации.
При выплате заработной платы самым оптимальным вариантом будет об оформлении банковских карт для сотрудников. Это снизит нагрузку на бухгалтера и уменьшит количество бухгалтерских документов.