Бюджет формируется после того как запланируете все мероприятия проекта, а не наоборот — так бюджет получится честным и реалистичным.
Бюджет проекта — это ответственность руководителя проекта, а не бухгалтера, поэтому составляет бюджет и отвечает за расходование средств именно руководитель. Но имеет смысл проконсультироваться с бухгалтером, чтобы спланировать расходы с учетом требований законодательства, например, запланировать страховые взносы, отпускные и др.
Бюджет – это не просто логическое продолжение проекта, но такое же его описание, только на языке цифр и смет. Любому, незнакомому с деятельностью конкретной НКО человеку, из него должно быть понятно – что именно планируется сделать в рамках предложенного проекта: снимать фильм или читать серию лекций, сажать деревья или проводить благотворительные экскурсии.
Большая ошибка — отталкиваться от необходимой суммы гранта и потребности что-то приобрести и только потом пытаться подготовить заявку на основе проекта, который мог бы как-то обосновать эти расходы.
Основные принципы формирования бюджета проекта
Сопоставимость. Соотношение роли членов команды с соответствующими позициями в бюджете. Это относится и к наименованию должностей (ролей). В комментариях указывается функционал (чем детальнее и конкретнее тем лучше), процент занятости каждого члена команды (для расчета следует брать базу (100%) – 8 часов в неделю при пятидневке), отсылка к средней заработной плате аналогичного специалиста на рынке труда (как в НКО, так и на рынке в целом).
Обоснованность. Бюджет должен обеспечивать выполнение всех мероприятий календарного плана. Статьи расходов и мероприятия должны быть сопоставимы: каждая статья расходов должна соответствовать конкретному мероприятию. В бюджете не должно быть расходов, не связанных с конкретной деятельностью, описанной в календарном плане. Каждая статья расходов описана так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует. Если требуется приобрести дорогое дорогостоящее оборудование, то в комментариях опишите, почему именно такое оборудование вам необходимо.
Например, дорогой ноутбук нужен потому что по проекту запланированы работы с видео-контентом и требуется установить программы, которым требуется большой объем памяти, а такие ноутбуки стоят дорого. Но выбирается не самая дорогая модель, а оптимальная по соотношению цена качество и оборудование задействовано на всей продолжительности.
Если ваши мероприятия требуют максимального погружения и проходят весь день, то вода и питание участникам необходимы в том же помещении. Так сохраняется рабочая атмосфера и люди не выпадают из контекста, потому голодные и полтора часа ходили по морозу в поисках недорогих закусок.
Реалистичность. Расходы по бюджету должны соответствовать рыночным ценам, не завышены и не занижены. Если в рамках проекта предполагается закупка оборудования или оплата услуг, то в комментариях к соответствующим статьям расходов по возможности и при наличии такой информации укажите ссылки на стоимость подобных товаров и услуг в Интернете или приложите к заявке коммерческие предложения от потенциальных подрядных организаций или расценки на услуги физических лиц.
Полнота. Учитывайте все ресурсы. Труд волонтеров, уже имеющиеся у организации помещения, собственное оборудование, которое будет хотя бы частично использовать в рамках проекта, привлеченные партнерские и другие ресурсы – это вклад организации в реализацию проекта.
Софинансирование – денежные средства или денежный эквивалент других ресурсов, которые есть у организации, привлеченные средства от партнеров проекта. Денежный эквивалент учитывается исходя из доли полезной занятости того или иного ресурса в проекте. Софинансирование также должно быть обосновано и реалистично: соответствовать мероприятиям календарного плана и рыночным ценам.
Волонтерский труд можно учитывать исходя из МРОТ или исходя из среднерыночного размера оплаты труда специалиста.
Оборудование стоимостью 750000 руб. будет использоваться в проекте каждый рабочий день. Продолжительность проекта 10 месяцев. Срок полезного использования 5 лет. Это 60 месяцев. Чтобы стоимостной вклад оборудования необходимо:
- Оценить стоимостной эквивалент использования оборудования в месяц 750000/60 = 12500 руб.
- Оценить денежный эквивалент оборудования за 10 месяцев 125000 руб.*10 = 125000 руб. Таким образом в качестве самофинансирования корректно указать 125000 рублей, а не полную стоимость оборудования.
Расходы по проекту учитываются по факту совершения. Рассчитываются расходы строго на срок реализации проекта. Расходы «задним числом», которые совершены до начала реализации проекта, считаются не целевыми и не принимаются к расчету.
