В документообороте НКО важное место занимают документы, которые издаются руководителем организации. Как правило, их называют приказами, но могут быть и другие наименования – распоряжение, например. Наименование документа может быть закреплено в учетной политике, уставе организации, других локальных актах.
Приказ – правовой акт, издаваемый единоличным органом управления организации, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы делятся на приказы по личному составу и приказы по основной деятельности. Приказы издаются руководителем для формализации его управленческих решений. Но не во всех случаях требуется издавать приказ: например, для ежемесячного начисления и выплаты заработной платы, проведения ежемесячных консультаций, занятий, закупки товарно-материальных ценностей отдельных приказов не требуется.
Действенный приказ состоит из трех компонентов: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
Приказы подписывает руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Приказы по личному составу регулируют прием, увольнения работников, предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.
Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:
- инициирование издания приказа;
- сбор необходимой информации;
- подготовка проекта документа;
- согласование;
- проверка правильности оформления;
- подписание;
- доведение приказа до исполнителей.
Обязательные реквизиты приказа:
- наименование организации. На первой строчке размещается полное наименование некоммерческой организации. Если приказ издается на фирменном бланке, который уже содержит наименование организации, то дополнительно указывать наименование не требуется.
- название вида документа (ПРИКАЗ),
- дата и регистрационный номер документа,
- место составления или издания,
- заголовок к тексту
- подпись, визы согласования документа.
Если основанием для издания приказа послужил законодательный акт или документ, ранее изданный данной организацией, то указываются его название, дата, номер. Если приказ издается во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например, «Сформировать комиссию в составе…».
Если действие предполагает конкретного исполнителя, то соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например, «Контроль за исполнением оставляю за собой».
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция или иные), на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
Приказы могут оформляться на бланке приказа (бланк конкретного вида документа или просто бланк организации), однако допустимо изготовление приказа и без бланка, в этом случае в верхней части документа указывается полное наименование некоммерческой организации.
Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан в январе а назначение работника на должность произведено в марте.
Как видим, в приказах важна конкретика и возможность последующего контроля.
Подготовить все необходимые документы , а также самостоятельно разобраться с премудростями документации в НКО вам помогут наши специалисты.
